1. SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA DZIAŁKI:
• Numer księgi wieczystej,
• podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
• dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania),
• dodatkowo, w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
• wartość rynkowa działki (cena sprzedaży),
• warunki i data wydania działki,
• nr konta bankowego,
• wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku lub też decyzja o warunkach zabudowy,
• zaświadczenie o rewitalizacji,
• wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, gdy będzie wydzielana działka do nowej księgi wieczystej,
• ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, gdy następuje podział,

2. SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA LOKALU Z KSIĘGĄ WIECZYSTĄ:
• Numer księgi wieczystej,
• podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowy ustanowienia odrębnej własności lokalu lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
• dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania),
• dodatkowo, w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
• wartość rynkowa lokalu,
• warunki i data wydania lokalu,
• nr konta bankowego,
• zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
• zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,

3. SPRZEDAŻ SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU:
• zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
• podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest przydział lub wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowa o przekształcenie spółdzielczego, lokatorskiego prawa w spółdzielcze, własnościowe prawo do lokalu lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
• Numer księgi wieczystej,, jeżeli została ona założona,
• dane osobowe kupujących i sprzedających (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania),
• dodatkowo, w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
• wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży),
• warunki i data wydania lokalu,
• nr konta bankowego,
• zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
• zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych.

4. TESTAMENT:
• dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania, data urodzenia),
• dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania, data urodzenia).

5. PEŁNOMOCNICTWO DO SPRZEDAŻY NIERUCHOMOŚCI:
• dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania),
• dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania),
• opis nieruchomości – Numer księgi wieczystej,

6. AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA:
• akt zgonu spadkodawcy,
• testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
• akt stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia lub akty małżeństwa (kobiety zamężne),
• nr PESEL zmarłego.

7. UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA (np. intercyza):
• odpis skrócony aktu małżeństwa,
• dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania).

8. PRZYDATNE INFORMACJE:
Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z urzędu skarbowego, odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia, zawsze jest wymagane.
Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia, wówczas zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, to przed udaniem się do urzędu skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym, gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z urzędu skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.